Pembentukan TIM Penjaminan Mutu PA/MS (Struktur Organisasi – TUSI)

Pedoman Kerja / Manual Mutu:
a. Visi dan Misi
b. Budaya Kerja
c. Motto Pengadilan
d. Profil Pengadilan
e. Struktur Penjamin Mutu
f. Komitmen Bersama
g. Rincian Tugas Struktur Penilaian Mandiri PA/MS

Pembentukan Tim Penilaian Mandiri Pelaksanaan Zona Integritas (PMPZI)

Penetapan Role Model (Surat Sekma NO. 131/1/SEK/KU.01/6/2016 Tentang Pelaksanaan Penandatanganan Pakta Integritas dan Pemilihan Role Model)

Dokumen SAKIP
a.Indikator Kinerja Utama (IKU)
b.Rencana Strategis (RENSTRA)
c.Recana Kinerja Tahunan (RKT)
d.RENJA - RKAK/L - Laptah
e.Perjanjian Kinerja Tahunan (PKT)
f.Laporan Kerja Instansi Pemerintah (LKjIP) (Pengukuran Kinerja = Target : Realisasi X 100%) g. Issu Internal dan Eksternal (menggunakan analisis SWOT)

Zona Integritas , Komitmen Bersama dan Piagam Pencanangan Pembangunan Zona Integritas Menuju Wilayah Bebas dari Korupsi dan Wilayah Birokrasi Bersih dan Melayani

Pelaksanaan Pengawasan dan Pembinaan sesuai dengan PERMA No. 7,8 dan 9 Tahun 2016

Telah dilaksanakan pembagian tugas antara KPA/MS dengan WKPA/MS serta telah bekerja sama dengan baik

WKPA/MS sebagai Koordinator Pengawasan

Penanganan gratifikasi

Penanganan Benturan Kepentingan

Pelaporan panggilan Delegasi / Pemberitahuan Delegasi

Maklumat Pelayanan

Standar Pelayanan Pengadilan (SK KMA No. 026/KMA/SK/II/2012)

Salinan putusan pengadilan (SEMA No. 01 Tahun 2011)

Penetapan Majelis Hakim

Manajemen Resiko

Pemanfaatan Ruang Tamu Terbuka

Panitera bertanggungjawab terhadap Penyimpanan uang konsinyasi

Panitera melakukan rapat secara periodik dengan panitera muda

Panitera selaku Penanggungjawab administrasi kepaniteraan melakukan monitoring dan evaluasi terhadap kinerja panitera muda

Panitera selaku Penanggungjawab administrasi kepaniteraan membuat laporan bulanan dan tahunan terhadap keadaan perkara

Panitera membuat Penunjukan Panitera Pengganti dan Jurusita/Jurusita Pengganti

Telah dilakukan pengawasan atas pelaksanaan court calendar dengan ketentuan setiap perkara pada asasnya harus putus termasuk minutasinya dalam waktu paling lambat 5 bulan dan mengumumkannya pada pertemuan berkala dengan para hakim

Sekretaris menyampaikan Laporan Realisasi Anggaran ( LRA ) setiap bulan secara tertulis

Penandatanganan Buku Kas Umum Keuangan DIPA setiap akhir bulannya dilakukan oleh sekertaris dengan memastikan uang yang ada pada Brankas

Sekretaris melakukan rapat evaluasi anggaran per triwulan

Sekretaris selaku Kuasa Pengguna Barang (KPB) membuat laporan persemester dan tahunan terhadap Barang Milik Negara (BMN)

Sekretaris selaku Kuasa Pengguna Barang (KPB) mengusulkan penetapan status penggunaan BMN ke Biro Perlengkapan

Sekretaris selaku Kuasa Pengguna Barang (KPB) membuat laporan pengawasan dan pengendalian BMN ke Kantor Pelayanan Kekayaan Negara Lelang(KPKNL)�

Sekretaris melakukan rapat evaluasi kinerja pegawai per triwulan

Hakim Pengawas yang telah ditunjuk telah melaksanakan tugas pengawasan dan telah memberi petunjuk serta bimbingan yang di perlukan bagi para pejabat struktura maupun pejabat fungsional dan petugas yang terkait ( SK KMA /080/SK/VII/2006 ), dengan Data dukung :
a. Ada SK Penunjukan Hakim Pengawas Bidang
b. Ada Jadwal Pengawasan
c. Ada bukti laporan pengawasan

Hakim Pengawas dan Pengamat telah melakukan Pengawasan berkala sesuai aturan ( KUHAP dan SEMA No. 7 Tahun 1985) dan telah membuat laporan hasil pengawasan dan setiap laporan pengawasan sudah dievaluasi serta ditindaklanjuti, telah dilaporkan kepada Pengadilan Tingkat Banding

Hakim Bertanggung Jawab Terhadap Minutasi Perkara

Kewajiban Hakim untuk memonitor berita acara sidang, 1 hari sebelum hari sidang berikutnya, harus sudah selesai dan ditandatangani

Hakim menetapkan hari sidang pertama

Hakim/ketua majelis wajib membuat instrumen pemberitahuan hari sidang kepada Jaksa

Tim internal Asessor
a.SK Tim
b.Jadwal pelaksanaan
c.Daftar/list pertanyaan asessmen internal (LKE)
d.Tindak lanjut hasil temuan

Survey kepuasan masyarakat
a.Tim survey
b.Jadwal Survey (minimal per 6 bulan)
c.Kuesioner
d.Analisa hasil survey
e.Laporan Hasil Survey
f.Tindak lanjut atas unsur dengan nilai terendah dan atau dibawah batas minimal�

Standar Pelayanan Pemberian Informasi Publik di Pengadilan
a.Meja Informasi sesuai dengan SK Dirjen BADILAG No. 017/DjA/SK/VII/9/2017 tentang Pedoman Pelayanan Meja Informasi di lingkungan Peradilan Agama
b.Petugas Meja Informasi ditetapkan dengan SK
c.Tersedianya Kotak Pengaduan dan Saran,Tersediannya Formulir Permohonan Informasi sesuai dengan lampiran II dan III SK KMA No. 1-144/KMA/I/2011
d.Petugas meja informasi sudah membuat laporan sesuai ketentuan pada SK KMA No. 1-144/KMA/I/2011
e.Tersedianya perangkat komputer di meja informasi untuk mengakses SIPP
f.Tersedia monitor jadwal sidang
g.Tersedianya sarana survey harian (puas/tidak puas terhadap pelayanan pengadilan)

Kelengkapan dokumen akreditasi
a.List daftar master dokumen
b.Bukti Distribusi dokumen
c.Penomoran dokumen
d.Penggunaan stamp "terkendali", "tidak terkendali" dan "kadaluarsa"

Prosedur tata kelola arsip (lakukan uji petik, minimal 3 berkas)

Prosedur peminjaman berkas

Penataan berkas perkara pada ruang arsip�

Pengelolaan Dokumen Laporan Kepaniteraan PA/MS

Pos Bantuan Hukum (POSBAKUM)
a.MoU antara Ketua Pengadilan dengan Lembaga Layanan Bantuan Hukum dan diperbarui setiap tahun
b.Absensi Petugas POSBAKUM
c.Jadwal Piket petugas POSBAKUM
d.Buku tamu
e.Daftar pengacara yang dapat dihubungi untuk perkara prodeo
f.Laporan Jumlah konsultasi dan perkara yang dibantu melalui POSBAKUM ke Dirjen BADILAG

Pelaporan keadaan perkara setiap tahun
a. gugatan permohonan eksekusi, banding, kasasi, PK, biaya pendaftaran yang disetorkan ke kas negara, total perkara yang putus, PNBP

Pencatatan surat masuk/keluar

Adanya Uraian Tugas�

Implementasi SOP

Pengelolaan Dokumen Penunjukan Panitera Pengganti dan Jurusita/Jurusita Pengganti

Buku Register

Buku/lembar pengawas bidang

Checklist kelengkapan dokumen/berkas perkara

Penugasan jurusita

Panjar Biaya Perkara

Sisa panjar biaya perkara

Penggunaan sistem barcode dan direktori putusan pada tingkat Kasasi dan PK�

Proses Penundaan Sidang oleh PP melalui SIPP paling lambat 1 X 24 jam

Alur Gugatan sederhana harus diinformasikan

Kesesuaian pelayanan pada Panmud Gugatan dengan SK Ketua Pengadilan

Laporan Mediator (nama dan perkara) yang berhasil melakukan mediasi Perkara diberikan ke Dirjen Badilag

Permohonan kasasi yang telah memenuhi syarat formal selambat lambatnya dalam waktu 14 hari setelah tenggang waktu mengajukan memori kasasi berakhir, berkas kasasi harus sudah dikirim ke Mahkamah Agung (Buku II)

Dalam waktu 30 hari sejak permohonan banding diajukan berkas banding berupa bundel a dan b harus sudah dikirim ke PTA/MS

Penyerahan berkas perkara inactive dari Panmud Gugatan kepada Panmud Hukum harus dengan Berita Acara Serah Terima Berkas ( dalam jangka waktu 3 hari setelah BHT )

KOMDANAS Keuangan Perkara Gugatan

Pencatatan surat masuk/keluar

Adanya Uraian Tugas�

Implementasi SOP

Pengelolaan Dokumen Penunjukan Panitera Pengganti dan Jurusita/Jurusita Pengganti

Buku Register

Buku/lembar pengawas bidang

Checklist kelengkapan dokumen/berkas perkara

Penugasan jurusita

Panjar Biaya Perkara

Sisa panjar biaya perkara

Penggunaan sistem barcode dan direktori putusan pada tingkat Kasasi dan PK�

Kesesuaian pelayanan pada Panmud Permohonan dengan SK Ketua Pengadilan

Permohonan kasasi yang telah memenuhi syarat formal selambat lambatnya dalam waktu 14 hari setelah tenggang waktu mengajukan memori kasasi berakhir, berkas kasasi harus sudah dikirim ke Mahkamah Agung (Buku II)

Penyerahan berkas perkara inactive dari Panmud Permohonan kepada Panmud Hukum harus dengan Berita Acara Serah Terima Berkas ( dalam jangka waktu 3 hari setelah BHT )

KOMDANAS Keuangan Perkara Perdata

Kewajiban PP untuk membuat berita acara sidang, 1 hari sebelum hari sidang berikutnya, harus sudah selesai dan ditandatangani

PP Wajib mengisi penundaan sidang� pada SIPP (paling lambat 1 X 24 Jam), dan melaporkan penundaan sidangnya ke panmud gugatan atau permohonan/ jinayat (khusus MS)

Mengerjakan minutasi perkara sesuai SOP

Melakukan pengisian aplikasi SIPP pemanggilan delegasi/ pemberitahuan putusan delegasi

Relaas panggilan sidang /delegasi harus dilaksanakan paling lama 2 hari kerja setelah surat tugas keluar ( SEMA 6 tahun 2014 )

Laporan Pelaksanaan panggilan yang telah dilaksanakan oleh JS/JSP harus dilaporkan pada hari yang sama kepada koordinator (SEMA 6 tahun 2014)

Relaas dikirimkan kembali ke Pengadilan pengaju pada hari yang sama setelah dilaksanakan melalui surat elektronik (surel) atau faks oleh koordinator (SEMA 6 tahun 2014) dan setelah itu relaas asli nya harus segera dikirim melalui pos�

Biaya pelaksanaan pemanggilan delegasi/pemberitahuan putusan delegasi segera dikirim kepengadilan pelaksana delegasi bersamaan dengan permintaan delegasi / sebelum panggilan / pemberitahuan dilaksanakan (SEMA 6 TAHUN 2014)

Uraian Tugas masing-masing unit

Implementasi SOP

Pelaksanaan absensi sesuai dengan Perma No. 7 Tahun 2016 dan SK KMA 071/KMA/SK/V/2008 (uji petik tiga bulan terakhir)

Izin keluar kantor menggunakan formulir sesuai SK KMA 071/KMA/SK/V/2008 atau surat tugas sesuai ketentuan (uji petik tiga bulan terakhir)

Peta kekuatan pegawai, rencana kebutuhan pegawai, dan Daftar Urut Kepangkatan

Baperjakat

Analisa pengembangan kompetensi

Arsip kepegawaian

Pengelolaan SIKEP

Rencana KP, Rencana KGB dan usul pensiun

Pencatatan surat masuk/keluar

Pemberian sanksi dan penghargaan

Perjanjian kinerja individu, Sasaran Kerja Pegawai (SKP) dan penilaian prestasi kerja

Prosedur izin (keluar negeri,belajar,tugas belajar dan cuti)

Penyusunan Dokumen Sakip serta sosialisasi

Penyusunan Keputusan Pimpinan sesuai dengan Peraturan Kepala Arsip Nomor 2 tahun 2014

Dokumentasi Rapat

Pengelolaan tenaga honorer
a.SK
b.Evaluasi minimal 1 kali dalam setahun
c.Pembiayaan

Pengisian Laporan Lebar kerja (LLK)

Pengelolaan surat masuk/keluar di pengadilan

Uraian Tugas masing-masing unit

Implementasi SOP

SK Pengelola BMN dan Laporan inventaris barang milik negara (SIMAK BMN)

SK Pemegang Rumah Dinas, Kendaraan Dinas dan Perangkat IT

Labelisasi barang milik negara

Daftar barang ruangan

Layout jalur keluar masuk kendaraan

Pengaturan lahan parkir

Jalur evakuasi dan titik kumpul

Simulasi tanggap darurat dan kebakaran dengan instansi terkait

Jalan masuk gedung pengadilan

Fasilitas untuk penyandang difabel

Tersedia informasi tentang Visi dan Misi,Papan daftar nama hakim, Papan daftar nama mediator, alur perkara, alur pengajuan dan penanganan layanan bantuan hukum, gugatan sederhana, dan informasi panjar biaya perkara

Sarana alat pemadam api ringan (APAR)

Kebersihan lingkungan pengadilan

Pemeliharaan sarana dan prasarana (perangkat IT, rumah dinas, kendaraan dinas perlengkapan persidangan dll)

Penempatan CCTV

Petugas keamanan

Sarana pendukung (Ruang Posbakum, Ruang jaksa (khusus MS), Ruang penasihat hukum, Ruang Laktasi, Ruang tunggu pengunjung, Ruangkesehatan, perpustakaan)

Papan realisasi anggaran DIPA 01 dan DIPA 04

Transparansi ( keterbukaan ) RKAK/L

Buku-buku keuangan
a.Buku kas umum (dilengkapi dengan LPJ/akhir bulan)
b.Buku bank
c.Buku bantu (Pengawasan kredit, uang persediaan, SPM dan penyetoran pajak PPH Pasal 21, 22 dan 23)

SK manajemen pengelolaan keuangan(SK KPA, SK Pejabat Pembuat Komitmen, SK bendahara pengeluaran/ bendahara pemegang uang muka dan Bendahara penerima, SK Pembantu Pengelola Keuangan)

Dokumen pertanggung jawaban telah disimpan dan diarsipkan

Barang Persediaan Dipa 01 dan Dipa 04

Prosedur Pendistribusian Barang (Berita Acara Serah Terima Barang dan Tanda Terima Barang)

Monitoring uang persediaan di brankas bendahara oleh KPA setiap bulan

Satker sudah menginput aplikasi monev smart setiap bulannya dan melaporkan kepada pimpinan.

Satker sudah menginput aplikasi monev PP 39 dari Bapenas setiap triwulan dan melaporkan kepada pimpinan

Satker telah melakukan Rekon internal antara aplikasi SIMAK BMN dan SAIBA setiap bulannya dengan membuat berita acara Rekon internal (mengetahui : operator SAIBA, operator SIMAK BMN dan KPA)

PNBP Rumah dinas dan Kontrak kantin (PNBP Kantin)

Penyusunan RKAK/L�

Perawatan dan Pengelolaan sistem TI di pengadilan

Pelaporan Keuangan satker DIPA 01 dan 04(berdasarkan PMK no.22/PMK.05/2016) sesuai dengan standard akutansi pemerintah yang berlaku.

Standarisasi website pengadilan SK Dirjen Badilag No: 003.a/DjA/SK/I/2015 tentang Pedoman Pelayanan Informasi melalui website di lingkungan PA